Dokumenterne i en journalsag er almindeligvis samlet i et sagsomslag, hvor sagens nummer (journalnummeret) er påført. Omslaget kan desuden indeholde andre oplysninger om sagen, f.eks. hvem de involverede parter er, sagsbehandlerens navn, henvisninger til lignende sager, omtale af afsendte breve eller sagens udfald.
Sagerne ligger i journalnummerorden i æsken.
I journalsagen bør ligge alle indkomne dokumenter i sagen og alle myndighedens interne notater. Det er ikke altid, myndighedens egne breve ligger i journalsagen i kopi, idet mange myndigheder har haft særlige ”kopibøger” eller ”brevbøger”, hvor kopier af de udgående breve er blevet samlet i nummerorden og indbundet.
Hvis sagen ikke findes blandt journalsagerne, kan den være overført til en anden myndighed. Det bør fremgå af journalen, om det er sket.
Se arkivalierne her
- Årstal: 1934 Journalsager