Find sagen – kancellisystemet

Som arkivbruger vil man møde kancellisystemet i forskellige afarter – ikke kun i mange ministerielle arkiver, men også hos lokaladministrative arkivskabere som amtet, politiet og mange flere.

Arkiveringssystemet kaldes kancellisystemet, fordi det udspringer fra centraladministrationens Danske Kancelli, der eksisterede frem til 1848.

• Læs mere om kancellisystemet

  Danske Kancelli var frem til Grundlovens forberedelse i 1848 det eneste regeringskontor i kongeriget og ekspederede alle statssager. Kancellisystemet er et journaliserings- og henlæggelsessystem (arkiveringssystem), der udspringer fra Danske Kancelli. Systemet er siden anvendt i de ministerier (eksempelvis Statsministeriet, Indenrigsministeriet og Justitsministeriet), der er udsprunget fra Danske Kancelli. Men også lokale myndigheder som f.eks. amterne har anvendt systemet.

  Det bærende princip i kancellisystemet er, at hver sag tildeles et journalnummer ved oprettelsen og alle senere indkomne breve, notater m.v. vedrørende sagen får påført det samme nummer. Sagen slutter først, når der er givet tilsagn eller afslag på det ansøgte. Samme sag (og sagsnummer) kan godt strække sig over mere end et år.

  I journalen finder man under sagsnummeret et lille notat om hver enkelt skrivelse. Journalen giver derfor et overblik over hele sagsforløbet.

Opgaver til ”Find sagen – kancellisystemet”

I opgaverne nedenfor kommer du igennem arkivalietyper som for eksempel journaler, kopibøger, journalsager og de dertil hørende registre.

• Opgave A: Find sagen i journalen (oversigt over sagen)

  Inger A.E. Hornemann henvender sig i 1934 via Sorø Amt til kongen. Henvendelsen havner hos Justitsministeriets 1. kontor, som behandler sagen. Hvad har Inger Hornemann mon brug for kongens (Justitsministeriets) assistance til?

  Det kan sagens akter eller dokumenter kaste lys over. Sagens akter ligger blandt andet i en journalsag og i en brevbog: her findes de indgående skrivelser, som ministeriet har modtaget, og kopier af de udgående skrivelser, som Justitsministeriet har sendt ud af huset.

  Opgave 1

  For at finde sagens akter, må man kende sagens journalnummer. I de tilfælde, hvor man ikke kender datoen for den første henvendelse i sagen, men derimod kender navnet på brevskriveren, er det nemmest at starte med at slå brevskriveren op i journalregisteret. Med journalregisterets oplysning om journalnummer er det nemt at finde sagen i journalen.

  Hvilket journalnummer har sagen?

  Vejledning: Læs om Justitsministeriets 1. kontors journalregister

  Kilde: Vis Justitsministeriets  1. kontors journalregister 1934

  Opgave 2

  I selve journalen er der summariske oplysninger om sagens gang og henvisninger til de øvrige arkivalier.

  Notér journalens henvisninger ned – også selv om du ikke helt forstår meningen med dem endnu!

  • Siger journalregister og journal noget om, hvad sagen drejer sig om? Har du en formodning?
  • Hvad handler de tre andre sager på journalopslaget om?

  Vejledning: Læs om Justitsministeriets  1. kontors journal

  Kilde: Vis Justitsministeriets  1. kontors journal 1934

• Opgave B: Find sagens dokumenter (selve sagen)

  Med oplysningerne fra journalregister og især journalen kan sagens akter nu findes.

  Først og fremmest drejer det sig om journalsagen, der indeholder de indkomne breve og notater i en sag. Alle dokumenter får (i princippet) påført journalsagens nummer. De originale dokumenter ligger i et læg, så her er det nemt at få fat i alle sagens akter på én gang. I det indscannede eksemplar må man holde øje med journalnummeret (et stor J + et løbenummer). Man må regne med, at det ikke altid er lykkedes myndigheden at få skrevet journalnummeret på dokumenterne.

  Opgave 3

  Læs journalsagens akter igennem.

  • Hvor mange sider (opslag) fylder den?
  • Fortæl den lille historie. Hvorfor har Inger Hornemann set sig nødsaget til at rette henvendelse til myndighederne?
  • Hvordan ender sagen?

  Vejledning: Læs om Justitsministeriets 1. kontors journalsager

  Kilde: Vis Justitsministeriets  1. kontors journalsager 1934

  Opgave 4

  Ofte findes i sagen også kopier af udgående breve. Men findes de ikke i journalsagen, kan man finde dem i brevbogen. Det gør man ved hjælp af oplysningerne i journalen. Her står der henvisning til dato og brevbogsnummer, f.eks. 22. marts – 5514: Den 22. marts har Justitsministeriet skrevet et brev i sagen, som har fået løbenummer 5514. Dette brev kan findes i brevbogen. I Justitsministeriet er endda også oprettet et brevbogsregister, som ligeledes henviser til brevbogsnummer.

  En anden type dokument er ekspeditionen (forkortet i journalen “eksp”). Ekspeditionen er den endelige beslutning i sagen, et retsstiftende dokument. Ekspeditionerne findes i nummerorden i Registranten (men ofte også i kopi i journalsagen). Registranten indeholder et navneregister, som kan benyttes til at finde ekspeditionen i registranten. Det register kan man for eksempel benytte, hvis man ikke har brug for at se hele sagen, men bare vil finde afgørelsen.

  • Kontroller i de øvrige arkivalier, om journalsagen indeholder alle Justitsministeriets dokumenter.

  Vejledning: Læs om Justitsministeriets 1. kontors brevbogsregister

  Kilde: Vis Justitsministeriets  1. kontors brevbogsregister 1934

   

  Vejledning: Læs om Justitsministeriets 1. kontors brevbog

  Kilde: 
  Vis Justitsministeriets  1. kontors brevbog 1934 (del 1)

  Vis Justitsministeriets  1. kontors brevbog 1934 (del 2)

  
  
  Vejledning: Læs om Justitsministeriets 1. kontors registrant

  Kilde:
  Vis Justitsministeriets  1. kontors registrant 1934 (del 1)

  Vis Justitsministeriets  1. kontors registrant 1934 (del 2)

  Vis Justitsministeriets  1. kontors registrant 1934 (del 3)